Теперь мы используем электронные транспортные накладные!

Уважаемые партнёры!

С 1 июля 2026 года вступает в силу Федеральный закон № 140‑ФЗ, который обязывает всех участников коммерческих грузоперевозок оформлять транспортные накладные исключительно в электронном виде. Бумажный документооборот уходит в прошлое. Как поставщик товаров, мы уже перешли на работу с электронными транспортными накладными (ЭТрН) и подготовили для вас эту подробную инструкцию.

Наш идентификатор в системе ЭТП ОНАР‑12: 2BE849d03b5aef54b30b375457fe223851d

Что такое ЭТрН?

Электронная транспортная накладная (ЭТрН) — это цифровой аналог бумажной транспортной накладной. Это не просто PDF‑копия, а структурированный XML‑файл, состоящий из нескольких разделов — титулов. Каждый участник перевозки заполняет свою часть документа и подписывает её квалифицированной электронной подписью (КЭП).

ЭТрН имеет такую же юридическую силу, как и бумажный документ. Накладная передаётся через операторов электронного документооборота и хранится в государственной информационной системе электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД).

Кто участвует в оформлении ЭТрН?

В процессе работы с ЭТрН участвуют три основные стороны:

1. Грузоотправитель (поставщик) — мы. Формируем накладную, заполняем данные о грузе, транспортном средстве, водителе и маршруте.

2. Перевозчик — подтверждает приём груза, фиксирует его состояние при погрузке.

3. Грузополучатель — принимает груз и фиксирует расхождения или повреждения при выгрузке.

Инструкция для грузополучателя

Если вы принимаете от нас товары с доставкой, то вы тоже являетесь полноправным участником электронного документооборота. Ваша задача — подписать титул Т3, который подтверждает факт приёмки груза.

В этом разделе вы фиксируете:

• фактическое количество принятого груза;

• состояние груза на момент приёмки (соответствие данным в Т1/Т2);

• даты и время прибытия и убытия с выгрузки;

• замечания, расхождения, недостачи или повреждения (если есть).

Шаг 1. Подготовка

Прежде чем принимать первую ЭТрН, убедитесь, что у вас есть:

• Квалифицированная электронная подпись (КЭП) — её необходимо получить в аккредитованном удостоверяющем центре. Если подписывает не руководитель, дополнительно понадобится машиночитаемая доверенность (МЧД).

• Подключение к оператору ИС ЭПД — выберите оператора из реестра Минтранса и подключитесь к его системе. Если вы работаете с другим оператором, чем мы, это не проблема — между системами настроен роуминг.

• Мобильное приложение (рекомендуется) — для подписания Т3 прямо на складе при приёмке груза.

Шаг 2. Получение ЭТрН

После того как мы (грузоотправитель) создали и подписали ЭТрН, а перевозчик подтвердил приём груза (титул Т2), документ поступает к вам.

• В своей учётной системе (например, в 1С) перейдите в раздел входящих документов.

• Найдите ЭТрН в статусе «Требуется подписать и отправить».

• Откройте документ — перед вами будет титул Т3 для заполнения.

Шаг 3. Приёмка груза и заполнение титула Т3

При выгрузке груза на вашем складе:

1. Осмотрите груз — сверьте фактическое количество, вес, состояние с данными, указанными в ЭТрН.

2. В системе перейдите к приёмке груза, нажав кнопку «Принять груз».

3. Заполните обязательные поля:

• Решение о приёмке: выберите «Полностью» (если груз принят полностью) или «Частично» (если принята только часть).

• Состояние груза: укажите, соответствует ли груз данным в накладной, есть ли повреждения.

• Место выгрузки, дата и время: укажите фактические дату и время прибытия и убытия.

4. Если есть замечания — укажите их в соответствующих полях. Например, расхождения по количеству, повреждения упаковки и т.д.

5. На вкладке «Отметки» при необходимости можно добавить информацию об актах взвешивания, штрафах (например, за простой) и другие дополнительные сведения.

Шаг 4. Подписание и отправка

1. Проверьте все внесённые данные.

2. Нажмите кнопку «Подписать».

3. Подключите носитель с КЭП к устройству (Rutoken — через USB, Bluetooth или NFC).

4. Подтвердите подписание.

После успешного подписания титул Т3 автоматически отправится перевозчику через оператора ЭДО. Перевозчик затем завершит процесс подписанием титула Т4 (подтверждение выдачи груза).

Шаг 5. Отказ от приёмки груза

Если по каким-либо причинам вы не можете принять груз (например, груз повреждён или не соответствует заказу):

1. Нажмите кнопку «Отказать» (или «Отклонить»).

2. В обязательном порядке заполните поле «Причина отказа в приёме груза».

3. Подпишите документ КЭП — отказ будет зафиксирован в системе.

Часто задаваемые вопросы

Вопрос: Нужно ли распечатывать ЭТрН для водителя?
Ответ: Нет, бумажная версия не требуется. Водитель может предъявить QR‑код или иметь доступ к документу в мобильном приложении.

Вопрос: Что делать, если нет интернета в точке погрузки или выгрузки?
Ответ: Минтранс указал, что плохое интернет‑соединение не является препятствием для использования электронных накладных. Документ можно подписать и отправить позже при восстановлении связи.

Вопрос: Как проверить, что ЭТрН оформлена правильно?
Ответ: Все подписи должны быть действительными, а документ — зарегистрирован в ГИС ЭПД. Статус документа всегда можно отследить в личном кабинете вашего оператора ЭДО.

Вопрос: Можно ли подписать Т3 не на складе, а позже?
Ответ: Да, возможна отложенная приёмка, например, если нужно время на проверку количества грузовых мест.

Вопрос: Кто может подписывать Т3 от имени компании?
Ответ: Любой сотрудник, у которого есть КЭП и (если это не руководитель) машиночитаемая доверенность (МЧД).

Вопрос: Платно ли подписание Т3?
Ответ: Нет, подписание титула грузополучателя — бесплатное.

Контакты

Наш идентификатор в ЭТП ОНАР‑12: 2BE849d03b5aef54b30b375457fe223851d