Работа с ЭДО и «Честным знаком»: что изменилось с 1 августа

Уважаемые партнеры!

С 1 июля 2026 года вступили в силу важные изменения в системе маркировки «Честный знак», которые напрямую затрагивают всех участников оптового оборота. В этой статье мы подробно разберем, что именно изменилось, почему теперь нельзя обойтись без электронного документооборота (ЭДО) и как правильно принимать товар, который мы отгружаем вам по объемно-сортовому учету (ОСУ).

Что изменилось с 1 августа 2026 года

С 1 августа 2026 года стартовал новый этап обязательной маркировки в системе «Честный знак». 

Изменения затронули не только производителей и импортеров, но и оптовых поставщиков, дистрибьюторов, торговые сети и розницу. Продавать такую продукцию теперь можно только с маркировкой «Честного знака» — коды Data Matrix должны быть нанесены на потребительскую упаковку, а информация о товарах — передаваться в систему.

Кроме того, с 1 августа прекращается розничная продажа немаркированных товаров легкой промышленности из четвертой волны маркировки. У бизнеса есть время до 1 декабря 2026 года, чтобы нанести коды на складские остатки.

ЭДО стал обязательным рабочим контуром маркировки

Одно из ключевых изменений — ЭДО стал обязательным для всех операций с маркированным товаром. Приемка и передача маркированного товара между контрагентами теперь идут исключительно через электронные универсальные передаточные документы (УПД) с кодами.

Бумажные документы и «пересылка сканов» больше не работают — без настроенного ЭДО (через операторов вроде Диадок, СБИС или Такском) вы просто не сможете провести товар через систему.

Использование сервиса ЭДО является обязательным в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 31.12.2020 № 2464. При отгрузке товаров участник оборота формирует УПД, подписывает его усиленной электронной подписью и направляет другой стороне. УПД должен быть направлен в информационную систему мониторинга оператором ЭДО в срок не более 3 рабочих дней со дня приемки товаров.

Что такое объемно-сортовой учет (ОСУ) и как он работает

Мы отгружаем товар с использованием объемно-сортового учета (ОСУ). Давайте разберемся, что это значит для вас как для покупателя.

При объемно-сортовом учете в УПД указываются GTIN товара (глобальный идентификатор) и общее количество единиц с этим GTIN. Индивидуальные Data Matrix-коды в УПД не перечисляются.

Например, если мы отгружаем 100 упаковок одного наименования, в документе указываются GTIN и количество — 100 единиц. Какие именно индивидуальные коды нанесены на каждую упаковку, в УПД не перечисляется.

Главное преимущество ОСУ для оптовых покупателей — вам не нужно сканировать каждую единицу товара по отдельности при приемке. Достаточно сверить GTIN из документа с тем, что нанесен на упаковку, и проверить количество.

Как принимать товар при объемно-сортовом учете: пошаговая инструкция

Шаг 1. Получите УПД по ЭДО

Мы направляем вам УПД через систему ЭДО. Документ содержит информацию о товаре в объемно-сортовом формате: GTIN и количество.

Шаг 2. Проверьте статус кодов в УПД

В системе ЭДО вы увидите статус проверки кодов маркировки. Для объемно-сортового учета статус будет отображаться как «Объемно-сортовой учет» — это означает, что для позиции указаны GTIN и количество товара, а коды маркировки переданы в объемно-сортовом виде.

Шаг 3. Проведите ручную сверку

Перед приемом товара рекомендуем провести ручную сверку кодов маркировки, чтобы убедиться, что они совпадают с GTIN в накладной. При ОСУ получатель проверяет:

• соответствует ли GTIN фактическому товару;

• совпадает ли количество.

Шаг 4. Примите товар

Если все данные совпадают, вы подтверждаете приемку в системе ЭДО. Сведения о приемке автоматически передаются в систему «Честный знак».

Шаг 5. Отразите товар в своем учете

Товар поступает на ваш баланс в системе «Честный знак» в объемно-сортовом разрезе. Это значит, что в системе отражается общее количество товара каждого GTIN, а не каждый индивидуальный код.

Что делать, если возникли проблемы

Если в процессе приемки вы обнаружили несоответствия:

• GTIN не совпадает с фактическим товаром — сообщите нам, мы отправим исправленный УПД (УПДи) или корректировочный документ (УКД).

• Количество не совпадает — также требуется корректировка документа.

• Система показывает ошибку по кодам («код не найден», «код выведен из оборота» и т.п.) — сообщите нам о проблеме, мы проверим и отправим исправленный документ.

Что нужно сделать прямо сейчас

Чтобы бесперебойно принимать наш товар, убедитесь, что ваша компания готова к работе в новых условиях:

1. Подключите ЭДО — выберите оператора (Диадок, СБИС, Такском или другого) и настройте электронный документооборот.

2. Зарегистрируйтесь в системе «Честный знак» — настройте личный кабинет, если это еще не сделано.

3. Проверьте готовность складского учета — убедитесь, что ваша учетная система поддерживает работу с маркированными товарами в объемно-сортовом формате.

4. Обучите сотрудников — персонал, отвечающий за приемку, должен знать, как работать с УПД по ЭДО и как проводить сверку при ОСУ.

Важно помнить

• Срок направления УПД в систему мониторинга — не более 3 рабочих дней со дня приемки товаров.

• Штрафы за оборот товаров без маркировки — до 300 000 рублей для юридических лиц с конфискацией товара. Один «зависший» код в системе — уже повод для санкции.

• Автоматический контроль АСК НДС-3 сверяет данные касс, операторов фискальных данных, систем маркировки и деклараций в режиме «одного окна».